Margit Bourrellier hat im April 2020 mitten im ersten Lockdown als Büromanagerin im HZB angefangen. Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen lernte sie erst nach und nach persönlich kennen. Wie sie sich dennoch mit der Zeit eingearbeitet hat, berichtet sie im Interview.
Wie haben Sie die erste Zeit am HZB erlebt?
Normalerweise lernt man sich ja beim Kaffeetrinken kennen. Das ging nicht im Lockdown. Also haben die Abteilungen Videokonferenzen organisiert, und ich habe eine kurze Präsentation vorbereitet, um mich vorzustellen und dann sind wir auch ins Gespräch gekommen. Und als ich einmal ins Büro gekommen bin, habe ich sogar ein großes Präsent bekommen, mit Obst, zur Begrüßung, und das fand ich wirklich sehr, sehr nett.
Was haben Sie davor gemacht?
Ich bin gelernte Fremdsprachenkorrespondentin für Englisch und Französisch und da ich auch in Frankreich aufgewachsen bin, ist das ist wie eine zweite Muttersprache für mich. Ich habe auch die Ausbilderprüfung bei der Industrie- und Handelskammer gemacht. Zuletzt habe ich in einer Sprachschule gearbeitet, und zwar sowohl als Dozentin für Französisch, als auch in der Administration. Aber ich wollte mich weiterentwickeln und bin deshalb an das HZB gewechselt.
Und die Einarbeitung in ihre neuen Aufgaben, wie ist das abgelaufen?
Meine Vorgängerin und ich haben miteinander telefoniert, und wir sind die Aufgaben miteinander durchgegangen. Das war ziemlich anstrengend, weil vieles hier anders läuft und ich viel Neues aufnehmen musste. Diese Übergabe zog sich über drei Wochen hin und dann war ich alleine zuständig für vier Abteilungen und etwa 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das war wie eine Feuertaufe.
Was gehört zu ihrem Aufgabenbereich?
Ich unterstütze die Mitarbeitenden bei vielen administrativen Prozessen. Persönlich finde ich Stellenausschreibungen besonders interessant, denn das ist oft recht knifflig, von den Formulierungen über die Frage der Finanzierung bis hin zu rechtlichen Dingen, die zu beachten sind. Von der Ausschreibung über die Auswahl bis zur Einstellung ist es ein langer Prozess.
Wann hatten Sie das Gefühl, dass Sie angekommen sind?
Nach drei Monaten war ich soweit, dass ich schon viele kannte, einige allerdings nur virtuell. Ich gehe auch regelmäßig ins Büro und freue mich sehr, dort – mit Abstand und allen Vorsichtsmaßnahmen – mal die Kolleginnen oder Kollegen zu treffen. Im Homeoffice schafft man zwar viel, aber die persönlichen Kontakte fehlen einfach. Ich finde es schön, wie international es am HZB zugeht: mit einem Gruppenleiter spreche ich zum Beispiel vor allem Französisch. Und inzwischen arbeite ich selbst eine neue Kollegin ein.
Sie haben eine neue Kollegin?
Ja, sie hat im Januar 2021 angefangen, also im zweiten strengen Lockdown. Sie soll die Betreuung von zwei der insgesamt vier Abteilungen übernehmen. So lässt sich die Arbeit besser verteilen. Für die Einarbeitung haben wir uns auf jit.si verabredet. Wir teilen uns ein Büro und sprechen uns aktuell ab, damit immer eine von uns vor Ort präsent ist. Heute bin ich zum Beispiel im Büro gewesen, um zu prüfen, wie die neuen Trennwände aussehen, die zwischen den Arbeitsplätzen angebracht wurden.
In welchem Aufgabenbereich brauchen Sie noch etwas Zeit?
Das HZB-Web, das ist wirklich neu für mich. Ich habe zwar schon eine Schulung erhalten, um im Web Korrekturen einzutragen oder Veränderungen vorzunehmen. Aber das ist doch sehr komplex und da brauche ich sicher noch mehr Routine.
Haben Sie einen Tipp für andere Menschen, die wie sie ebenfalls im Lockdown neu anfangen?
Ja, auf jeden Fall muss man sehr aktiv auf die Menschen und die neuen Aufgaben zugehen. Man muss lieber einmal zu oft als zu wenig nachfragen, zum Telefonhörer greifen und nie einfach nur abwarten, bis etwas von selbst passiert. Das ist das wichtigste, finde ich: Aktiv sein und bleiben.
Vielen Dank für das Gespräch!
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